ENGINEERING PROJECT MANAGEMENT

Halo teman-teman, Blogger! ✋

Perkenalkan saya Sari Dewi Situmorang, mahasiswi semester 6 jurusan Manajemen Rekayasa, Fakultas Teknologi Industri (FTI) , Institut Teknologi Del. Tulisan ini dibuat untuk memenuhi Tugas dari mata kuliah Manjemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management).

Selamat membaca dan semoga bermanfaat ya teman-teman! 

 

"Apa itu Manajemen Proyek Rekayasa?"

Project Management adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil  penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.

Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :

• Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek
• Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan
• Kualitas yang sesuai dengan persyaratan
• Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar 

Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam 5 kelompok, yaitu:  

1. Proses inisiasi (initiation process)  

   Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga diidentifikasikan. 
   

2. Proses perencanaan (planning process)  

   Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. 
   

3. Proses pelaksanaan (executing process) 

   Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
   

4. Proses pengontrolan (controlling process)  

   Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
   

5. Proses penutupan (closing process) 

   Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek di masa yang akan datang.
   

Gambar 1. Kerangka Kerja Manajemen Proyek 

Tiga Faktor Pembatas  

1. Scope atau ruang lingkup  

Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek.

2. Time (waktu)

Time atau waktu adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama8 pada saat-saat yang memeng krusial.

3. Cost atau biaya  

Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu scope dan time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu

Apakah yang dimaksud dengan Proyek itu?

Proyek merupakan suatu kegiatan yang memiliki jangka waktu tertentu dengan gabungan beberapa sumber daya yang dihimpun dalam suatu organisasi dimana untuk melaksanakan tugas atau sasaran tertentu yang telah dijadwalkan. Kegiatan atau tugas yang dilaksanakan pada proyek berupa pembangunan/perbaikan sarana fasilitas atau bisa juga berupa kegiatan penelitian dan pengembangan. Dari pengertian di atas, maka proyek merupakan kegiatan yang bersifat sementara (waktu terbatas), tidak berulang, tidak bersifat rutin, mempunyai waktu awal dan waktu akhir, sumber daya terbatas/tertentu dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

Berbagai contoh dari manajemen proyek adalah:

1. Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi adalah proyek yang berhubungan dengan pembangunan sarana publik, seperti pembangunan bendungan, gedung, kawasan pembangkit listrik, jembatan, pabrik, jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.

2. Proyek Penelitian

Proyek penelitian pada dasarnya adalah suatu proyek yang dilakukan untuk kepentingan penelitian dan pengembangan. Hasil dari penelitian tersebut nanti digunakan untuk meningkatkan kualitas dari suatu barang atau jasa, atau hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan saja.

3. Proyek Padat Modal

Proyek padat modal adalah proyek produksi besar dengan bantuan mekanik (robot). Proyek ini disebut “padat” karena pada eksekusinya membutuhkan modal yang banyak. Banyaknya modal yang diperlukan membuatnya hanya bisa dilakukan oleh perusahaan besar.

4. Proyek Manufaktur

Proyek manufaktur adalah proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara menyeluruh. 

Analisis Scope Management dan Cost Management pada Proyek Perbaikan Gorong-gorong di Jalan SKI Pematangsiantar

Terjadi kerusakan gorong-gorong yang mengakibatkan kerusakan jalan (longsor) di Jalan SKI, Kel.Aek Nauli, Kec. Siantar Selatan. Maka pada bulan Februari 2020 diadakan Perbaikan Longsor (Rehab Gorong-gorong dan Saluran) di Jalan SKI, Kel.Aek Nauli, Kec. Siantar Selatan.

Foto gorong-gorong sebelum dikerjakan.

Analisa materi Manajemen Proyek Rekayasa

1. Scope Management

- Manajemen adalah sebuah proses untuk mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dengan cara bekerja sama memanfaatkan sumber daya yang dimiliki.

- Scope adalah semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.

Maka Scope Management merupakan sebuah proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup dan kegiatan yang diperlukan.

Adapun tahapan dalam Scope Management adalah :

1. Plan Scope Management

Kegiatan untuk mendokumentasikan pendefenisian, proses validasi dan pengontrolan proyek. Tujuannya untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek.

2. Collect Requirements

Kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder.

• Stakeholder

- Project Manager : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Pematangsiantar kepada penyedia jasa Direktur CV. AYUMI WANTRINA

- Expert : Tenaga ahli untuk bertindak memvalidasi rencana- rencana yang disusun agar sesuai dengan standard

3. Define Scope Management

Pada tahap ini dibuat deskripsi lengkap tentang proyek.

• Lahan

Berikut merupakan denah proyek:

• Biaya

Biaya untuk proyek ini diperkirakan akan menghabiskan biaya sebesar Rp. 200.000.000

• Waktu pengerjaan

Waktu pengerjaan proyek ini dimulai dari 25 Februari 2020 dan ditargetkan selesai pada 25 April 2020 ( 60 hari kalender )

• Sumber daya manusia

Untuk pengerjaan proyek tersebut dibutuhkan 10-15 pekerja yang berasal dari tenaga professional (tenaga ahli), mandor (kepala tukang) dan pekerja.

Sumber daya manusia pada pekerjaan konstruksi dibutuhkan kemampuan profesi keterampilan dan keahlian kerja (tenaga ahli) di bidang jasa konstruksi. . Oleh karena itu, tenaga kerja untuk pelaksanaa konstruksi perlu dilakukan sertifikasi keterampilan kerja. Persyaratan minimum pendidikan adalah STM jurusan bangunan.

4. Create WBS (Work Breakdown Structure)

Pada taap ini dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan. Dalam WBS akan dibuat daftar fase-fase pengerjaan proyek. Beberapa fase tergantung dari fase sebelumnya, tetapi ada juga beberapa fase yang dapat dikerjakan secara bersamaan.

2. Cost Management

Cost management adalah Proses perencanaan dan pengendalian anggaran proyek. Cost management juga dapat membantu memprediksi pengeluaran dan mengurangi pengeluaran agar tidak melampaui biaya.

Adapaun tahapan pada Cost Management antara lain :

1. Estimasi Biaya (Plan Cost Management and Estimate Cost)

Pada tahap ini, terjadi pengembangan dan perkiraan sumber daya moneter yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

Untuk memenuhi cost yang telah diestimasikan maka budget yang harus dimiliki (dana perkiraan) adalah sekitar Rp.200.000.000,00

2. Penentuan Biaya Anggaran (Determine Budget)

Proses agregasi perkiraan biaya kegiatan proyek atau paket kerja untuk menetapkan dasar biaya resmi.

Foto jalan longsor selesai dikerjakan.

Contoh Penerapan dari Sistem Informasi suatu manajemen: 

1. SCM (Supply Chain Management)

Dengan Supply Chain Management data yang tersedia akan lebih terintegrasi. Data SCM umumnya lebih terfokus pada ketersediaan atau suplai bahan baku mulai dari pemasok ke produsen, pengecer, hingga konsumen akhir sangat diperlukan pada perusahaan.

2. OAS (Office Automation System)

OAS dapat mengintegrasikan seluruh server yang ada dalam sebuah perusahaan dengan memanfaatkan aplikasi tertentu. Dengan demikian komunikasi antar departemen akan lebih lancar. Komunikasi tersebu dapat berupa layanan chatting maupun e-mail yang telah terintegrasi secara internal hanya dalam perusahaan yang bersangkutan

3. ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem ERP dapat memudahkan pihak manajemen untuk melakukan pengawasan dan pengelolaan terhadap semua unit atau departemen yang ada dalam sebuah perusahaan. Mulai dari bidang keuangan, accounting, pemasaran, sampai sumber daya manusia, operasional dan pengelolaan suplai. Dengan demikian pengawasan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien waktu.

4. KWS (Knowledge Work System)

Knowledge Work System dapat mengintegrasikan pengetahuan baru yang masuk dalam sistem. Untuk selanjutnya pengetahuan tersebut akan diaplikasikan dalam pekerjaan dan digunakan secara internal oleh semua personel professional yang ada di perusahaan yang bersangkutan.

Referensi 

• PMBOK. (2008). A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. An American National Standard. ANSI/PMI 99-001-2008. North Carolina,USA. 
• https://www.coldeja.com/2020/03/9-knowledge-area-manajemen-proyek.html